Как перенести корпоративную электронную почту на почтовый хостинг?

Итак, оценив все преимущества корпоративной почты, вы решили перенести почтовый сервер на профессиональный хостинг почты. Предположим, что соответствующий хостинг выбран, подобран выгодный тарифный план и подписан договор. Какими будут ваши дальнейшие действия ? Инструкция по переносу корпоративной почты состоит из трёх несложных шагов.

Изменение MX-записей

MX (Mail eXchanger) — тип записи в файле доменной зоны, которая указывает на сервер(ы), ответственные за почту этого домена. Их изменение необходимо, чтобы перенаправить поток входящей корпоративной почты на новый IP-адрес, адрес хостинг-провайдера. Изменить MX-записи можно самостоятельно, если поддержка DNS продолжает осуществляться заказчиком услуги корпоративного почтового хостинга или передать DNS-серверы на поддержку хостеру. В таком случае все нужные изменения произведут специалисты оператора.

У провайдера профессионально оказывающего услуги хостинга почты такая опция, как правило, бесплатна. Единственное, что потребуется от клиента, передать делегирование домена с текущих DNS на серверы нового хостера, например:

Сделать это можно в личном кабинете регистратора доменных имён.

Создание почтовых ящиков

Чтобы пользователи корпоративной почты могли продолжить пользоваться своими привычными адресами необходимо создать их на хостинге. Администратор может сделать это самостоятельно, используя защищённый HTTPS-доступ к веб-интерфейсу управления, или поручить эту задачу службе поддержки провайдера.

В некоторых случаях возможен экспорт списка адресов пользователей со старого сервера и импорт их на новую площадку. Зачастую удаётся даже сохранить пароли к ящикам, что облегчает перенастройку email-клиентов у пользователей.

Перенастройка email-клиентов на компьютерах пользователей

Необходимо указать новый адрес почтового сервера для приёма/отправки почты, дополнительные настройки, при необходимости новый пароль. Если на хостинг почты переносится «самодельный» сервер, то скорее всего придётся заменить написание логина для проверки почты на почтовый адрес полностью, с указанием домена.

Это необходимо, так на на почтовых серверах хостинга поддерживается большое число доменов и имена ящиков до @ могут совпасть. При полном указании e-mail адреса совпадений быть не может, они уникальны. Ещё придётся включить SMTP-авторизацию, которая аутентифицирует пользователя корпоративной почты при отправке сообщения. Указание при этом логина в виде полного email-адреса обязательно, так же как и при настройке получения почты.

Ранее, в случае «самодельного» почтового сервера, размещённого в корпоративной локальной сети организации, почтовые клиенты могли работать без этой настройки, так как всей внутренней сети было разрешено отправлять сообщения через свой сервер. Что рано или поздно приводило к блокированию провайдером IP-адреса организации для отправки почты (закрывался исходящий 25 tcp порт). Либо IP-адрес выделенной линии компании попадал в блок-списки адресов, рассылающих спам, и почта с него переставала приниматься большинством почтовых хостингов.

Причина таких неприятностей заключается в заражении локальной сети вирусами-«троянцами», которые начинали использовать корпоративный почтовый сервер внутри сети как релей (open relay) для рассылки спама. Разумеется, воспроизведение подобной ситуации на профессиональном почтовом хостинге попросту невозможно. Во-первых, отправка сообщений от имени поддерживаемых доменов возможна только после SMTP-авторизации (SMTP AUTH или «Проверка подлинности пользователя» для программ Microsoft). Во-вторых, круглосуточный мониторинг сетевой активности пользователей корпоративной почты быстро выявит нештатную активность того или иного пользователя и администратор почтового хостинга предотвратит её.

На этом перенос почтового сервера завершён. Все остальные настройки требуются или рекомендуются для беспроблемного приёма-передачи электронной почты, например:

• PTR-запись, необходимую для преобразования IP-адреса в имя и проверки сервера-отправителя;
• SPF-запись, ограничивающую список IP-адресов, с которых возможна отправка писем от имени домена;
• DKIM-запись, позволяющую Email серверам получателей проверять криптографические подписи каждого письма;

и другие сделает поставщик услуг почтового хостинга. У клиента, системного администратора компании, переносящей свой почтовый сервер на хостинг почты, голова о них болеть не должна и для пользователей все эти изменения произойдут совершенно незаметно. Ну, это конечно в том случае, если провайдер хостинга почты выбран профессиональный ! ;)