На связи в WhatsApp
8 (800) 707-26-48
Бесплатный звонок из регионов

Системы корпоративной почты в бизнесе

Главная / Статьи / Системы корпоративной почты в бизнесе

Активное применение информационных технологий, систем для ведения бизнеса привело к тому, что финансовый успех компании зависит от того, насколько надёжными и безопасными будут эти составляющие бизнеса. Если временная неработоспособность сайта небольшой, средней или даже крупной компании нанесёт урон лишь имиджу компании (если, конечно, это не онлайн-магазин), то сбои в приёме, отправке и обработке корпоративной электронной почты обернуться несогласованными действиями, невыполнениями обязательств, сорванными сроками выполнения заказов. И в результате упущенной прибылью, а то и прямыми убытками для компании.

Большая востребованность услуг электронной почты позволяет говорить о значимости такого средства общения для успешного ведения бизнеса. Электронная корпоративная почта не менее важна в современном офисе, чем телефон. Если пользование телефоном настолько же понятно, насколько этот вид связи привычен человеку, то у корпоративной почты гораздо больше возможностей, а, следовательно, уязвимостей.

Создание, запуск и пользование системой корпоративной электронной почтой возможно для компании среднего бизнеса двумя способами:

  1. Почтовый хостинг расположен и обслуживается в облаке, на площадке интернет-сервис провайдера.
  2. Mail сервер расположен и обслуживается специалистами по информационным технологиям (ИТ) в самой компании.

Малый бизнес будет, скорее всего, пользоваться услугами популярных бесплатных почтовых хостингов, создаст ящик на mail.ru, яндекс и т.д., для крупного же бизнеса такой выбор не стоит — однозначно второй вариант.

Опыт управления корпоративным хостингом электронной почты

Первый способ мало популярен из-за справедливых опасений компаний перлюстрации электронной корреспонденции, возможности утечки коммерческой информации, а также из-за необходимости дополнительных расходов. Второй подход применяется гораздо чаще: если в компании имеется собственный ИТ-отдел, то почему бы не возложить эту обязанность на него?

Какими же средства есть у ИТ-отдела для успешного решения поставленной ему задачи? Как сделать взаимодействие с миром (поставщики, партнеры, потребители) посредством электронной почты надёжным, защищённым, безопасным? Как сделать эту коммуникационную визитную карточку компании выглядящей солидно, индивидуально и связать в сознании адресата понятия «надёжная почта — надёжная компания»?

Памятуя о том, что более чем половина всех установленных корпоративных почтовых серверов это системы Exchange, чуть более 20% Domino, а остальное разработки третьих фирм, нужно отметить, что решить эти задачи будет весьма непросто.

В сфере безопасности сервис-паки, различные заплатки для mail серверов (Exchange, например) выходят с завидной регулярностью, а защищенность серверов всё равно оставляет желать лучшего. Яркий пример тому — эпидемии вирусов «I Love You», «Nimda» в частности и неуклонный рост популярности почтовых вирусов вообще. Антивирусное же программное обеспечение (ПО) зачастую стоит больше самого почтового сервера. Недостаточно богаты возможности пре- и пост-процессинга почты. Реализация любой новой нестандартной функции сервера потребует изучения макро-языка и самостоятельного написания, либо затрат на услуги сторонних разработчиков (в зависимости от нестандартности требуемой функции).

Не учтена специфика отечественного интернета — выделенные каналы невысокой пропускной способности, низкий уровень знаний и навыков пользователей. Типичный пример, знакомый любому ИТ-отделу, отправка сотрудником doc/xls/ppt-файла значительного объема в оригинальном, несжатом формате и, как следствие, перегрузка почтового сервера и канала связи с провайдером.

Защита корпоративной почты

Достаточно серьёзной проблемой также является не оптимальные в смысле безопасности настройки «по умолчанию». Некоторые версии Exchange Server, например, по умолчанию работают в режиме сервера-посредника для пересылки «чужой» почты другим серверам (mail relay). Этим часто пользуются спамеры для массовой рассылки нежелательной электронной корреспонденции (как правило, рекламы). Недостаток умений сотрудников ИТ-отдела может стать причиной того, что настройки оставят «как есть» и корпоративный почтовый сервер будет занят обработкой чужой почты.

К счастью, сейчас на рынке серверного ПО формируется ниша, которую условно можно было бы назвать «почтовыми щитами». Одной из нескольких компаний, работающих в этом направлении, является GFI Software Ltd (www.gfi.com), её продукт получил имя MailEssentials. В отличие от всех остальных систем это не самостоятельный почтовый сервер с некоторыми функциями защиты, а специализированный продукт нуждающийся в полнофункциональном корпоративном Email сервере и работающий с ним совместно.

Весьма оригинальный подход: с одной стороны такая специализация — недостаток, потребитель должен купить два продукта, с другой стороны — преимущество, в компании GFI понимают, что потребность в их продукте ощущают компании с уже сложившейся ИТ-структурой, когда любая смена или миграция программного обеспечения выливается в серьёзные временнЫе и денежные затраты. Установка же MailEssentials не требует отказа от уже использующегося сервера Exchange/Domino/иного — один к другому можно подключать «на лету». Также узкая специализация позволяет разработчикам сосредоточиться на решении определённого круга задач, что, им вполне удалось.

Хотя самим производителем MailEssentials позиционируется как средство «проверки содержимого электронной почты и антивирусная защита» для корпоративного пользователя будут более чем полезны и другие возможности продукта.

Почтовый брандмауэр

Режим работы, при котором сервер корпоративной почты находится внутри корпоративной сети предприятия и защищен межсетевым экраном, а доставка email-сообщений адресатам поручается MailEssentials. Эта функция позволяет обезопасить почтовый сервер от вторжений извне – злоумышленник просто не имеет доступа к нему.

Предупреждение об ответственности

Disclaimer (англ., юр. отказ от прав на что-либо) — принудительное присоединение к телу каждого исходящего письма заранее определённого короткого текста. Здесь могут находиться данные о компании, реквизиты и т.п., а может и предупреждение об условиях использования содержащейся в письме информации. Такой функции нет у большинства почтовых серверов, она поможет созданию имиджа серьёзной компании, заботящейся о внешнем виде электронных сообщений своих сотрудников.

Антивирусная защита

Благодаря встроенному антивирусу все email-сообщения автоматически проверяются на наличие вредоносных программ. Это та самая профилактика, которую лучше провести заранее, чем лечить потом болезнь-вирус, заразивший корпоративную интра-сеть.

Архивация принятой и отправленной корреспонденции

MailEssentials может сохранять копии всей входящей и исходящей почты. Эта удобная функция поможет легко восстановить утраченную переписку. На многих предприятиях электронные сообщения работников перлюстрируются. В таких организациях MailEssentials позволит усилить контроль за сотрудниками.

Проверка содержимого/антиспам

Поможет остановить поток нежелательных email, возрастающий в интернете день ото дня. Возможна блокировка сообщений по заданному слову в заголовке/тексте письма. Позволит сократить потери рабочего времени из-за использования сотрудниками корпоративной почты в личных целях. Также возможна антиспам-проверка корпоративной почты сотрудников.

Автоматическое сжатие по критерию

Включает встроенный архиватор для сжатия (формат zip) вложенных в исходящее письмо файлов. Сжатие можно настроить по критерию — файл более определенного размера, расширение из списка и т.д. Эти меры экономят пропускную способность исходящего канала при отправке электронной почты.

Шифрование/дешифрование email

Криптографическая защита входящей и исходящей почты «на лету». По общедоступным каналам электронная почта передаётся и принимается в нечитаемом зашифрованном виде и автоматически без участия конечного пользователя-сотрудника дешифруется для передачи по корпоративной сети. Применяется известный криптографический пакет PGP, использующий технологию обмена открытыми ключами со стойкостью до 4096 бит.

Отчёты

Подробная отчетность по количеству, объёму, времени суток, целевому домену, пользователю отправленной и принятой доменной корреспонденции. Позволит ИТ-отделу прогнозировать информационные потоки, сбалансировать нагрузку на почтовый сервер.

MailEssentials работает под управлением Windows. Тестовая полнофункциональная версия доступна на 90 дней, может быть бесплатно загружена с сайта компании.

Итак, MailEssentials — специализированная программа обработки и управления электронной почтой, адресована широкому кругу организаций, поддерживающих системы корпоративной почты своими силами. Программа позволит столь важному бизнес-инструменту, как электронная почта, работать стабильнее, а следовательно повысить доверие клиентов и партнеров к компании, положительно отразиться на имидже.



При перепубликации статьи установка активной индексируемой гиперссылки на источник — сайт обязательна!

Корпоративная почта Tendence.ru

Тестировать бесплатно
Заказать хостинг почты
Тестовый период
Домен


Начать тестирование


14390 просмотров