Лучшая почта для работы

Популярным решением для личной электронной почты является бесплатный ящик от поискового сервиса. Нетребовательный к качеству частный пользователь за отсутствие оплаты готов мириться с обилием рекламных баннеров, спама и неприкрытой торговлей его персональными данными. Ведь именно через рекламу почтовые службы поисковиков и осуществляют монетизацию своих «бесплатных» сервисов.

Совсем другие требования к функционалу предъявляются к сервису электронной почты для бизнеса. Они включают:

• полную конфиденциальность обрабатываемых писем. В письмах рабочей почты присутствуют сведения, составляющие коммерческую тайну, поэтому любые утечки недопустимы.
• высокую надёжность. С перепиской по электронной почте сегодня связаны многие бизнес-процессы, её некорректная работа или блокировки могут привести компанию к значительным материальным и репутационным издержкам.
• безопасность использования. Отчасти включает в себя предыдущие два пункта. Действия хакеров и вирусов могут привести как к утрате очень ценной информации в корреспонденции, так и к потере доступа к письмам в электронном почтовом ящике, заражению различными вымогателями, шифровальщиками файлов, троянцами.

Понятно, что удовлетворить подобным требованиям общедоступные почтовые сервисы от поисковиков не в состоянии.

У бизнеса есть два лучших пути для обеспечения своих пользователей надёжной и безопасной почтой для работы:

1. Поддерживать собственный почтовый сервис. Данный вариант подходит средним и большим организациям. При готовности каждый месяц нести заметные затраты на программное и аппаратное обеспечение, а также на заработную плату людям, нескольким квалифицированным ИТ-специалистам, организация может создать и поддерживать полностью свой сервер электронной почты. Организовать его можно на оборудовании, размещённом в своих офисных помещениях, или установить mail сервер в определённый дата-центр. На операционную систему Windows можно установить пропиентарные Microsoft Exchange, MDaemon и CommuniGate или бесплатный hMailServer. На платформе Linux работают бесплатные серверы с открытым исходным кодом Postfix, Qmail, Exim. Большой плюс и неоспоримое преимущество такого решения — исключительная управляемость и самый широкий контроль. Благодаря этому ИТ команда получает возможность независимо от кого-либо и без ограничений управлять ключевыми режимами работы сервера.
2. Аутсорсинг, приобретение услуги сервиса почты у специализированного поставщика. Компания в таком виде делегирует поддержку своей рабочей почты внешнему подрядчику и сосредотачивается на собственном бизнесе. Хостинг-провайдер осуществляет управление и принимает все необходимые для функционирования почтового сервиса меры: выполняет фильтрацию входящих писем через спам-фильтр, обеспечивает защиту от перехвата надёжным шифрованием, делает автоматическую антивирусную проверку вложений файлов и документов, настраивает резервное копирование хранилища сообщений, в нужное время проводит обновление программ и оборудования, предпринимает дополнительные профилактические и при необходимости экстренные меры для обеспечения круглосуточной работоспособности почтового сервиса. Оплата услуг хостера, как правило, пропорциональна количеству почтовых ящиков на обслуживании и составляет лишь малую часть затрат компании, решившейся как в первом случае на самостоятельную поддержку сервиса почты.

В обоих случаях чтобы читать почту можно использовать привычный пользователям mail клиент со знакомым интерфейсом и функциями. Например, почтовые клиенты Outlook (входящий в пакет Microsoft Office), Mozilla Thunderbird, приложения The Bat, Mailbird или любую другую удобную пользователям программу. Обычно mail клиент поддерживает доступ по стандартным протоколам SMTP, POP, IMAP, папки, фильтр спама, имеет встроенный календарь и адресную книгу, менеджер задач, позволяет создавать правила сортировки писем, выполняет поиск по письмам, автоматически вставляет подписи и содержит другие инструменты для работы. С помощью мобильных почтовых клиентов для Apple iOS или Google Android создание новых писем и переписка доступны пользователям и в дороге, со смартфонов. Для доступа к почтовому ящику без настройки аккаунта через приложение, с любого компьютера и других устройств в сети можно просто войти в веб-интерфейс через браузер. Возможность быстрой отправки одного письма множеству адресов получателей по списку рассылки, наоборот, относится к расширенным функциям почтового сервера и зависит от его настройки.

Решение о том, какая почта для работы лучшая каждая компания принимает основываясь на своих возможностях, требованиях к функционалу и безопасности, готовности к платным сервисам. Однако, важно помнить о небезопасности и отсутствии конфиденциальности, заложенных в самом дизайне, в услугах якобы бесплатных почтовиков.

При выборе в пользу облачного аутсорсинг-решения вместе с ценой необходимо учитывать опыт работы компании (дату основания), признание в отрасли (сертификаты, лицензии и т. п.), доступность и возможность технической поддержки быстро реагировать в нештатных ситуациях. Приняв во внимание эти основные критерии выбрать лучшую почту для работы будет просто.